السلام عليكم ورحمه الله وبركاته
اليوم سوف اشرح دورة فى الايزو الخاص بأدارة المستندات .
توفر حلول إدارة المستندات للمؤسسات القدرة على تحويل وتخزين ومشاركة مجموعة متنوعة من المستندات الرقمية داخل الشبكة. تتيح هذه العملية لمديري الشركات تقليل عبء العمل عن طريق تقليل استخدام الأوراق.
وفقًا لمصادر مختلفة ، من جميع المستندات. علاوة على ذلك ، يتم خلط 90٪ من هذه المستندات ، مما يؤدي إلى ضياع الوقت. ومن المثير للاهتمام ، أن المحترفين يقضون 50 ٪ من وقتهم في البحث عن الملفات ، ولكن من 5 ٪ إلى 15 ٪ من وقتهم في قراءة المعلومات المطلوبة. مع الأخذ في الاعتبار هذه الإحصائيات ، فكر في سيناريو حيث يتم استهلاك 500 ساعة في استرداد المعلومات بينما يتم قضاء خمس الوقت فقط في قراءة المحتوى الفعلي. لا يتضمن هذا السيناريو 7.5٪ من المستندات التي لن يتم العثور عليها مرة أخرى.
هل ترغب في إدارة المستندات والأحداث والنماذج ومشاريع الفريق وعمليات الموارد البشرية والعمليات الأخرى من نظام واحد؟
أنواع برامج إدارة الوثائق
كما هو الحال مع معظم التقنيات ، تتراوح أنظمة إدارة المستندات من حيث الحجم والنطاق من الأنظمة الأصغر المستقلة إلى جزء من الأنظمة الأساسية الأكبر حجمًا للمؤسسة مع وظائف أكثر بكثير. في الواقع ، في حين أن إدارة الوثائق لا تزال معترف بها وتستخدم بشكل مستقل ، فهي أيضًا مكون شائع موجود في حلول إنترنت
فيما يلي مثال نموذجي للمكان الذي يمكن أن تساعد فيه الإنترنت.
يطلب .....A ؟ بطاقة عمل جديدة عن طريق ملء نموذج ورقي وإرساله في البريد الداخلي. يذهب إلى مديره الذي يوافق عليها وترسل النموذج إلى فريق الخدمات المركزية. تقوم ......B ؟ بنسخ محتويات النموذج في رسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى مورد بطاقة العمل. تقوم بنسخ إلى زميلها الذي يضيف التفاصيل إلى جدول بيانات حتى يمكن إرجاعها إلى قسم ....A ؟.
الجهود المكررة ، وخطر الأخطاء ، والقدرة على فقدان الشكل ، ونقص السرعة ، وإهدار الورق ، وعدم القدرة على استنباط البيانات من العملية ، تجعل هذا الأمر غير فعال للغاية. تتجاوز شبكة الإنترانت نظام إدارة الوثائق القياسي وحده ، ليس فقط عن طريق استبدال عدم الكفاءة والجهد الضائع بمستند نموذج مخصص بسيط عبر الإنترنت ، ولكن السماح للمسؤولين بإنشاء مهام سير عمل مرتبطة بأتمام العملية. وهذا يعني أن النماذج تذهب إلى الأشخاص المناسبين بناءً على المعلومات التي تم إدخالها وقواعد العمل المحددة. يمكن أيضًا استخلاص مخرجات البيانات لأغراض الإدارة والإبلاغ والتي يمكن أن تساعد في زيادة ظهورها عند الحاجة. الآن يمكن للجميع متابعة الجوانب الأكثر إثارة للاهتمام من أدوارهم.
لمزيد من المعلومات حول كيفية تحسين العمليات التجارية باستخدام إنترانت وإنشاء ثقافة عالية الأداء ، اقرأ الكتاب الإلكتروني لعمليات الأعمال الداخلية.
النقاط الرئيسية لنتذكر
منذ تطوير أنظمة إدارة المستندات ، يتفق الخبراء على أن قواعد إدارة هذه الأنظمة ظلت كما هي. من المثير للدهشة أن أفضل الممارسات لتنفيذ إدارة الوثائق في الثمانينيات لا تزال صالحة حتى بعد التقدم السريع في التكنولوجيا.
فيما يلي بعض النقاط الأكثر أهمية التي يجب تذكرها عند تنفيذ أنظمة إدارة المستندات:
التقاط مجموعة متنوعة من الملفات
يمكن لنظام إدارة الوثائق الجيد التقاط مجموعة متنوعة من أنواع الملفات. قبل التنفيذ ، يجب أن يدرك صناع القرار أن نظامهم قادر على التعرف على الصور من المستندات الممسوحة ضوئيًا وأدوات الطباعة متعددة الوظائف. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليهم التحقق لمعرفة ما إذا كان بائعهم يوفر إمكانيات التعرف الضوئي على الأحرف التي يمكنها تحديد النص في المستندات. في الوقت الحاضر ، قد يعرض البائعون أيضًا التعرف البصري على العلامات لالتقاط القيم في مربعات الاختيار. ومع ذلك ، يجب على المديرين تجنب حلول إدارة المستندات التي تدعم أنواع الملفات المحدودة. عندما قدمت Microsoft الإصدار الجديد من ملفات doc بتنسيق docx ، أدركت بسرعة أن بعض أنظمة إدارة المستندات المعروفة لم توفر القدرة على التعرف على هذا التنسيق الأساسي. بالنسبة للشركات ، سرعان ما أصبح مصدر إزعاج أن أحدث برامجها أصبحت فجأة محدودة. لذلك ، يجب على صانعي القرار الوثوق دائمًا ب القادرين على تقديم أحدث التقنيات متى توفرت.
على الرغم من أن المديرين قد لا يركزون على الجوانب القانونية للوثائق ، التي يتم التقاطها بواسطة أنظمتهم ، إلا أن هذه القضايا القانونية يمكن أن تلعب دورًا مهمًا في أي نزاع في المستقبل. على عكس شبكة الإنترنت حيث تستند الأحكام غالبًا إلى القوانين الدولية التي تجعل القرارات القانونية شأنًا معقدًا ، يتم تنظيم النزاعات الناشئة عن استخدام المستندات من قبل نظام إدارة المستندات ويمكن أن تؤدي إلى عقوبات صارمة. لتجنب ارتكاب أخطاء مكلفة ، يجب على كل مدير مراجعة القواعد الموضحة من قبل منظمات مثل AIIM (جمعية المعلومات والإدارة) و ARMA (جمعية السجلات). في أستراليا ، يخضع استخدام هذه المعلومات لقواعد RMAA (رابطة إدارة السجلات في أستراليا). يمكن للشركات الأسترالية أيضًا الحصول على مساعدة قانونية مجانية من National A
محفوظات استراليا. في حين أنه قد يكون من الصعب على المديرين مراجعة مجموعة الأحكام بالكامل ، فإن هدف هذه الكيانات هو تقديم الدعم القانوني كلما كان ذلك ممكنًا. وفقًا لذلك ، يجب على المديرين تشغيلها بطريقة آمنة من خلال مراجعة القواعد في المواقف المتضاربة.
كشف وتخزين البيانات الوصفية تلقائيا
عندما يلتقط حل إدارة المستندات ملفًا ، يجب عليه الكشف عن بيانات التعريف الخاصة بهذا المستند المحدد وتخزينها. بيانات التعريف هي نوع من العنوان أو العنوان يوفر وصفًا قصيرًا للوثيقة التي تم التقاطها. هذا يضمن للموظفين في وقت لاحق بسهولة استرجاع الوثائق من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية المحددة في البيانات الوصفية. تم تجهيز الأنظمة الحديثة بالتعرف الضوئي على الأحرف التي يمكنها تحديد البيانات الوصفية تلقائيًا في الصور الممسوحة ضوئيًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمسؤولين أيضًا مطالبة المستخدم بتوفير كلمة أساسية وصفية تسمح للموظفين بالبحث في المستند المطلوب.
تنفيذ السياسات لإنشاء الثقة
عند إدارة المستندات الحساسة ، تلعب الثقة دورًا مهمًا في توفير الثقة للموظفين. منذ إدخال الوثائق الإلكترونية ، يجب على المديرين التأكد من أن العاملين لديهم على دراية بالسياسات القانونية وفهم الإجراءات الخاصة بكيفية التعامل مع المعلومات الهامة. سيؤدي تنفيذ هذه السياسات تلقائيًا إلى إنشاء ثقة داخل المؤسسة من خلال السماح للموظفين بتحديد مكان الحصول على المساعدة ، إذا لزم الأمر.
في هذا الصدد ، يفتقر مديرو العديد من المؤسسات الكبيرة إلى الحكم من خلال إنشاء إخلاء المسؤولية الوحيد ، الذي ينبثق تلقائيًا أمام المستخدم قبل فتح نظام إدارة المستندات. توفر إخلاء المسئولية هذه معلومات حول الجوانب القانونية لاستخدام المعلومات الخاصة. على الرغم من أنه من أفضل الممارسات لإدارة المستندات ، إلا أن المسؤولين ينسون أن معظم الموظفين لا يقرؤون هذه السياسات أبدًا. قد تساعد هذه الممارسات في الإجراءات القانونية ولكنها ستخلق أيضًا مصاعب غير ضرورية للموظفين في حالة الإجراءات القانونية المستقبلية. لذلك ، قد يكون من الأفضل إدراج سطرين أو ثلاثة باللغة الإنجليزية البسيطة لتذكير الموظفين باستخدام الحكم الجيد عند الخلط. يمكن أن يكون هذا النص مصحوبًا بإخلاءات قانونية لمنع الشركة وموظفيها في محكمة القانون. مزيج من التعليمات البسيطة إلى جانب إخلاء المسؤولية القانونية يمكن أن يساعد المنظمات على الوفاء بواجباتها. وبالمثل ، يجب على المديرين تشجيع الموظفين على استخدام غرائزهم في اتخاذ القرارات بينما يجب على الموظفين الاتصال على الفور بالسلطات العليا لمنع أي سوء استخدام.
مراجعة سعة التخزين
من بين جميع خصائص برنامج إدارة المستندات الفعال ، تعتبر ممارسات التخزين الجيدة أساسية لنجاح الشركة. نظرًا لكميات البيانات الضخمة التي يمكن لنظام إدارة المستندات تخزينها ، يصبح من الضروري مراجعة سعة التخزين بشكل دوري. يجب أن يقرر المديرون ما هو المهم لتخزينه وما هي المعلومات التي ينبغي أرشفتها. في ذلك الوقت ، قد يصبح من الضروري أيضًا تدمير بعض المستندات. سيسمح الاستعراض الدوري للشركة بتنظيم قاعدة بياناتها.
تسمح أنظمة إدارة المستندات الحديثة للمستخدمين بإنشاء تسلسل هرمي عن طريق تعيين معلمات الأولوية لكل وثيقة. في الواقع ، يتم استخدام إدارة التخزين الهرمي من قبل العديد من الشركات لتصنيف المستندات. تسمح قدرات إدارة التخزين الهرمي هذه للشركات بنقل المستندات من محركات الأقراص الثابتة عالية التكلفة إلى محركات الأقراص الضوئية منخفضة التكلفة. تستخدم هذه العملية الهرمية الذكاء الاصطناعي لنقل البيانات من القرص الصلب إلى محركات الأقراص الضوئية ، والعكس بالعكس. تضمن مثل هذه العملية أن الخوادم الرئيسية لنظام إدارة المستندات تخزن فقط البيانات ذات الصلة. في الواقع ، فإن العملية تشبه إلى حد كبير تنظيف سجل أجهزة الكمبيوتر الشخصية وحذف الملفات غير الضرورية من سلة المحذوفات.
التوزيع والأمن أمر حتمي:
وفقًا للقانون ، يجب أن يفهم مستخدمو برنامج إدارة المستندات أن توزيع أي مستند ينظمه قوانين صارمة. على سبيل المثال ، يجب عدم توزيع المستند الأصلي مطلقًا. بدلاً من ذلك ، يجب استخدام التطبيقات المعتمدة للتحقق من الصحة والجودة لتوزيع أي نسخة من النسخة الأصلية. هذا مهم لأنه يتم قبول المستندات الأصلية فقط كمصدر شرعي للمعلومات في محكمة القانون. تضمن النسخ المعتمدة فقط أن تكون نسخة المستند بديلاً موثوقًا عن الأصل خارج قاعات المحكمة. يمكن للمسؤولين أيضًا توفير تدابير أمان إضافية عن طريق توزيع محتوى للقراءة فقط ، حيثما ينطبق ذلك. يعد تنسيق المستندات المحمول (PDF) أحد أكثر الطرق شيوعًا لتوزيع المستندات الرقمية ، والذي يسمح للمسؤولين بضبط معلمات الأمان. تسمح وحدات إدارة الحقوق هذه بوصول محدود للمستخدمين الآخرين. يعد قانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة مثالًا للحكم على توزيع المستندات وأمنها.
توفير التدريب اللازم
غالبًا ما يتجاهل المديرون أهمية تدريب عمالهم على الاستفادة من العديد من الوظائف التلقائية المضمنة في نظام إدارة المستندات. حتى الشركات الناجحة تحجم أحيانًا عن توفير التدريب اللازم لعمالها. والنتيجة النهائية هي توافر منصة فعالة للغاية ، ولكن لا أحد لاستخدامها. على سبيل المثال ، تأتي أنظمة الإدارة الحديثة مع العديد من الميزات المتقدمة مثل سير العمل ، مما يسمح للإدارة بإنشاء قاعدة للتسليم التلقائي للمستند لعدة مستخدمين في التسلسل الهرمي. يمكن أن يساعد سير العمل هذا في تمرير فاتورة لمستخدمين مختلفين في سلسلة هرمية حيث يحتاج كل مستخدم إلى مراجعة وتوقيع الفاتورة المعينة قبل الإصدار النهائي للاكتشافات بواسطة قسم المحاسبة. يعتقد الخبراء أن نقص التدريب هو أهم العوامل في الفشل في تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق على نطاق واسع.
ربط السجلات بعملية الأعمال :
الغرض من إدارة المستندات هو تبسيط عملية الأعمال عن طريق إنشاء الوصول إلى المستند المطلوب عند الحاجة. قبل تنفيذ هذا الحل ، يجب أن يكون المديرون قادرين على ربط أنواع السجلات بعملية تجارية معينة. بدون تعريف هذه العلاقات ، سيصعب على المستخدمين المختلفين ربط مستند بمهمة معينة. على سبيل المثال ، كلما قام عميل جديد بتحميل المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى نظام ما ، فقد يكون قسم "الحسابات الجديدة" المسؤول عن ضمان معالجة مثل هذا المستند. إذا كان شخص آخر لديه حق الوصول إلى هذا المستند المعين ، فيجب أن يدرك الشخص من الدائرة الأخرى أنه لا يمكنه تدمير أو تغيير موقع المستند دون موافقة مسبقة من قسم "الحسابات الجديدة". وبالتالي ، قد يكون مديرو "الحسابات الجديدة" هم المسؤولون عن تحديد سجلات المتقدمين الذين سيتم تدميرهم. ببساطة ، لا ينبغي لأحد أن يحاول تقييم النتيجة النهائية للوثائق للمتقدمين الجدد. في هذه الحالة ، يتم نقل المستندات الممسوحة ضوئيًا من العملاء الجدد المحتملين إلى قسم "الحسابات الجديدة" ، وبالتالي تربط عملية الأعمال هذه مع إدارة معينة. سيؤدي إنشاء هذه العملية إلى تبسيط تدفق العمل.
وفقًا لـ AIIM ، كشفت جمعية إدارة المعلومات والصور عن العديد من العوامل المثيرة للاهتمام التي تؤكد على الحاجة إلى تنفيذ حل موثوق لإدارة الوثائق. إليك الثلاثة الأوائل:
39٪ يصفون إدارة بريدهم الإلكتروني بأنها "فوضوية" ، بما في ذلك أكبر المنظمات. 55 ٪ يوافقون على أن البريد الإلكتروني هو نوع المحتوى الكبير غير المقيد وغير الخاضع للرقابة والمحفوف بالمخاطر.
تؤدي ممارسات إدارة المحتوى الرديئة إلى استغراق وقت طويل للعثور على المحتوى (62٪) وتكرار الجهود (52٪) وإعادة الاستخدام غير الكافي (46٪).
49 ٪ من التقارير أيضا الكثير من رسائل البريد الإلكتروني جولة روبن و 40 ٪ تشير إلى الطباعة غير الضرورية.
يمكن تفسير هذه الإحصائيات على أنها تشير إلى أن مديري المؤسسات الكبيرة ما زالوا يجدون صعوبة في تطبيق أفضل الممارسات لبرنامج إدارة المستندات.
الخطوات التالية:
تعد حلول إدارة المستندات فعالة للغاية في تقليل مئات الساعات التي تم إهدارها في توزيع وتحديد موقع وإدارة الملفات الورقية.
هل تؤدي عمليات إدارة المستندات إلى إبطاءك؟
في هذا العصر الرقمي ، حيث توجد العديد من الحلول في السوق ، لا يوجد أي عذر لوجود عمليات سيئة لإدارة الوثائق.
تعتبر الوثائق في الوقت الحاضر جزءًا لا يتجزأ من بيع منتج أو خدمة للعملاء. قد تكون تحت تصرفك أفضل النظم التكنولوجية ، وتطبيقات النشر والأدوات ذات الصلة للعمل وتحرير المحتوى الخاص بك ، ولكن من دون أفضل الممارسات المناسبة المعمول بها ، فإن الفرص هي العمليات التي تنفذها لرعاية دورة حياة وثائقك. لا يتم التخطيط لها وإدارتها بشكل كاف ، مما يعني أنك ستكون أقل نجاحًا في عملياتك.
تحتاج إلى أفضل الممارسات لعدة أسباب - على سبيل المثال ، تسمح لك بالتخطيط لإيصال مستنداتك بطريقة أكثر صرامة ، وتسمح لك بتخفيض التكاليف ، وزيادة وضوح عملياتك وتكون قادرًا على إدارة الموارد البشرية والتكنولوجية وادارة المستندات والموارد بطريقة أفضل ، من بين فوائد أخرى. إن أفضل ما في الممارسات هو أنها تسمح لك بتطبيق أنظمتك وعملياتك وأدوارك في إطار عمل يثبت المستقبل ، ويمكنك إعادة تكوينه حسب الاقتضاء وعند الضرورة.
وهي مرجع لا يقدر بثمن لأي شخص يرغب في نقل إدارة المستندات إلى المستوى التالي. سوف تكتسب الوعي بجميع الاعتبارات الأساسية لتحويل الوثائق إللي ، ليس فقط وظيفة شاملة للشركات ، ولكن أيضًا لتحسين طريقة تفكيرك في تسليم مستنداتك على المستوى الشخصي. علاوة على ذلك ، في حين تركز هذه الدورة في المقام الأول على إدارة المستندات ، فإنها لا تقتصر على ذلك بأي حال من الأحوال - وهذا يعني أنك ستجد أنه من المفيد حقًا في أي بيئة تتطلب بناء استراتيجية ناجحة لتسليم المحتوى ، سواء كان ذلك تمويلًا أو قانونيًا والهندسة والبرمجيات وغيرها الكثير.إطلاق الإمكانيات الكاملة لمحتواك من خلال تبني أفضل الممارسات في إدارة المستندات!
ما ستتعلمه
تحديد أسباب التوثيق غير الفعال
قم بتطبيق مجموعة من أفضل الممارسات لطرح استراتيجية مؤسسية فعالة من حيث التكلفة وإثبات للمستقبل
عمليات إدارة التغيير المتعلقة بالوثائق ، من منظور تحليل المؤسسة
التحدث بلغة المنشورات التقنية على المستوى المفاهيمي
اتمنى ان اكون على قدر ما استطعت من ارسال كم الاستفاده اليكم
وان شاء الله اليكم المزيد قادما
تحياتى اليكم
المنشورات 
موضوع: Document Management Best Practices 
الإثنين 08 أبريل 2019, 7:04 am
