كيفيه ادارة المستندات؟

السلام عليكم ورحمه الله وبركاته
تحيه طيبه للجميع
اليوم سوف اشرح اليكم كيفيه الحفاظ على ادارة المستندات فى شركتك.
على مدى عقود ، جمعت المكاتب خزائن ملفات ضخمة وغرف تخزين مليئة بالصناديق مع الوثائق الورقية. تم طباعة كل شيء ، من استمارات الموظف إلى بيانات التقرير ، ووضع علامات عليها وتسجيلها للتذكر لاحقًا. في الوقت الحاضر ، تعد أنظمة إدارة المستندات ضرورية للحفاظ على نظام ملفات منظم. تساعد برامج  سير عمل إدارة المستندات شركتك على التحكم بشكل أكبر في الملفات والنماذج والمستندات الأخرى التي تستخدمها شركتك يوميًا. إذا لم تنتقل شركتك بعد إلى مثل هذا النظام ، فقد حان الوقت الآن لتتعلم الفوائد التي يمكن أن تجلبها لمؤسستك.
ما هي أنظمة إدارة الوثائق؟
نظام إدارة المستندات هو برنامج يساعد شركتك على فهرسة وتخزين واسترداد مجموعة كبيرة من مستندات العمل التي تتطور من العمليات اليومية لعملك. مع وجود نظام إدارة الوثائق الصحيح ، يمكن لشركتك تخفيض التكاليف وتحسين الخدمة مع أوقات استرجاع أسرع وتعزيز الإنتاجية وتلبية المتطلبات التنظيمية.
يساعد الانتقال إلى نظام إدارة المستندات في تنظيم مجموعة واسعة من المستندات الرقمية التي يتم إنشاؤها في مكان العمل والحفاظ عليها كل يوم. تم تصميم هذه الأنظمة لمساعدة عملك على مواجهة هذا التحدي وإنشاء نظام ملفات رقمي منظم جيدًا.
فوائد إدارة الوثائق
أدناه ، ستتعرف على الفوائد الأربعة الأكبر التي يمكن لنظام إدارة المستندات أن يحققها لشركتك. بعد هذه المزايا ، قمت بتضمين أفضل أربعة ممارسات لإدارة المستندات يمكنك تطبيقها لإعداد جهودك للنجاح.
1: المحور المركزي
كيف تقوم شركتك حاليًا بتخزين المستندات؟ سواء أكنت تمر بمرحلة انتقالية كاملة إلى الوثائق الرقمية أو تقوم بتشغيل نظام هجين به نسخ ورقية وملفات رقمية ، فمن المحتمل ألا يكون لديك محور مركزي لجميع ملفاتك. في كثير من الحالات ، تحتفظ كل إدارة داخل الشركة (التسويق ، المبيعات ، الموارد البشرية ، إلخ) بخزائن الملفات الخاصة بها لتخزين المستندات والملفات المستخدمة أثناء العمليات اليومية.
حتى البيئة الرقمية عرضة للامركزية. من خلال اعتماد برنامج إدارة المستندات ، يمكن لشركتك أن تتمركز جميع مستنداتها في مكان واحد. يقوم النظام بإنشاء مركز مركزي حيث يتم تخزين جميع الملفات الرقمية. بغض النظر عن القسم الذي يعمل فيه الموظف ، فهم يعرفون إلى أين يذهبون للعثور على أي ملف.
يحدد المحور المركزي وجهة واضحة لتخزين المستندات. كما أنه يضع تدابير مراقبة أفضل في مكانها. عندما تقوم كل إدارة بتخزين ملفاتها الخاصة بطريقتها الخاصة ، فإنها تخلق شعورًا بالارتباك وتسمح بإنشاء إصدارات متعددة من نفس الملف وتخزينها. باستخدام إدارة المستندات ، يمكن إنشاء تحكم أكبر في إصدارات المستندات لتقليل التشويش في وقت لاحق.
# 2: سهولة الوصول
عندما تتحكم كل إدارة في ملفاتها وتضع بروتوكولاتها الخاصة لإنشاء الملفات ومشاركتها وتخزينها ، يصبح من الصعب على موظفي الإدارات الأخرى العثور على المستندات التي يحتاجونها. تتيح إدارة المستندات للموظفين الوصول بسهولة أكبر إلى الملفات التي يبحثون عنها ، عندما يريدون ذلك.
نظرًا لأنه يتم التحكم في هذا المحور المركزي بشكل أكثر دقة ، فلن يجد موظفوك المستند الذي يحتاجونه بشكل أسرع فحسب ، بل سيجدون الملف الصحيح في المرة الأولى. تتيح سهولة الوصول للموظفين إنجاز مهامهم بدقة دون الحاجة إلى البحث عن الإصدار الصحيح من المستند.
# 3: المرونة
ليس من السهل على أي شركة اعتماد نظام شامل للشركات لإدارة الملفات والتحكم في إصدارات الملفات وتوفير وصول آمن. بعض الإدارات في عملك لديها متطلبات إدارة المستندات المختلفة. بناءً على مجال عملك ، قد تكون هناك حاجة إلى ميزة مثل أمان الملفات.
يوفر برنامج إدارة المستندات المرونة اللازمة لتلبية الاحتياجات التشغيلية المختلفة داخل شركتك. يسهل على جميع المستخدمين الوصول إلى الملفات التي يستخدمها العديد من الموظفين عبر الإدارات المختلفة ، كما يمكن إنشاء بروتوكولات للحد من الوصول إلى أنواع الملفات الأخرى ذات الطبيعة الحساسة.
# 4: أنظمة أمن الوثائق
يحتوي كل نشاط تجاري على ملفات ومستندات لا يُقصد بها أن تكون في متناول الجميع داخل الشركة. على سبيل المثال ، يجب ألا يتمتع الموظفون غير المرخص لهم بحق الوصول إلى مستندات الرواتب أو المعلومات الشخصية الخاصة بالموظفين الآخرين. يتيح سير عمل إدارة المستندات لشركتك إنشاء أنظمة أمان محصنة تتحكم في الوصول.
يمكن التحكم في مجلدات الملفات الرقمية برموز وصول آمنة تحد من الأفراد الذين يمكنهم عرض الملفات ومشاركتها وتنزيلها وتعديلها على الشبكة. على سبيل المثال ، يمكن التحكم في النماذج المالية للشركة في مجلدات رقمية تقيد بشدة الوصول إلى الإدارة العليا والمديرين. تعمل أنظمة الأمان على حماية ملفاتك من الاستخدام غير السليم داخليًا ، وكذلك الوصول غير القانوني من الخارج. وأفضل ما في الأمر هو أن قسم تكنولوجيا المعلومات لديه القدرة على ضبط بروتوكولات الأمان التي تختارها لنظام إدارة المستندات.
أفضل ممارسات إدارة الوثائقأفضل ممارسات إدارة الوثائق
من أجل جني فوائد نظام إدارة المستندات ، من المهم أن يكون هناك عمليات معينة قائمة. تُمكِّن أفضل ممارسات إدارة المستندات التالية الشركات من تحديد أنظمة إدارة المستندات الخاصة بها وتنفيذها بنجاح.
# 1: اصطلاحات التسمية متسقة
حتى أفضل استراتيجية لتنظيم الملفات لا فائدة منها في حالة استخدام تقنيات تسمية مختلفة في كل قطاع مجلد. يحتاج الموظفون إلى اتباع إرشادات التسمية واتباعها حتى لا يقوم الموظفون بإنشاء أسماء الملفات الخاصة بهم بشكل مستقل ؛ إذا لم يتم ذلك بهذه الطريقة ، فسيكون البحث عن الملفات أمرًا صعبًا في أحسن الأحوال.
يوفر برنامج إدارة المستندات قالبًا بأسماء مستندات محددة مسبقًا يمكن للموظفين استخدامها لتسمية المستندات بشكل متسق بطريقة فعالة. على الرغم من إرفاق المصطلحات المحددة مسبقًا ، يمكن لشركتك تخصيص نظام التسمية ليناسب اتفاقياتك وحتى تضمين طوابع التاريخ ، مما يجعل عمليات البحث عن الملفات التسلسلية ممكنة.
# 2: وصول المستخدم الصحيح والإذن
يتزايد باستمرار حجم البيانات السرية التي تجمعها الشركات وتخزينها ؛ أمثلة لنطاق البيانات السرية من معلومات العميل المالية إلى سجلات الموارد البشرية. إن تقييد الوصول إلى هذه الأنواع من المستندات ليس مهمًا فحسب ، بل إنه ذكي.
يقدم برنامج إدارة المستندات حلاً لقيود الوصول إلى المستندات في شكل ضوابط وصول وإذن مستخدمين محددين. يسمح الأمان المستند إلى الدور لقسم تكنولوجيا المعلومات بإنشاء مجموعات مستخدمين مع حقوق وصول محددة مسبقًا. هذا يضمن أن موظفي الموارد البشرية المبتدئين في مجموعة وصول مختلفة عن مدير الموارد البشرية ، وليس لديهم إمكانية الوصول إلى الوثائق في الإدارات الأخرى ما لم تكن حيوية لدورهم.
# 3: سياسة الاستبقاء
إذا كنت ستقوم بتدقيق جميع الأعمال الورقية في شركتك غدًا ، فما مقدار ما تعتقد أنه يستحق التمسك به؟
يمكن لأنظمة إدارة المستندات تخفيف هذا الصداع بسهولة. سيكون لكل صناعة لوائح مختلفة للاحتفاظ بالوثائق ، مما يجعل الامتثال والمكون الأساسي وراء تنفيذ سياسة الاحتفاظ بالوثائق. يسمح لك برنامج إدارة المستندات بإنشاء سياسات للاحتفاظ بالوثائق بشكل صحيح.
يتكون هذا من مسؤول يقوم بإنشاء خزانة ملفات رقمية محددة للاحتفاظ بها ووضع قيود على الحذف والتعديل حتى تاريخ الاستحقاق. يمكن للمسؤولين أيضًا تغيير الخيارات على الملفات ، بما في ذلك متى يمكن إزالة المستندات وحفظها ونسخها ، بالإضافة إلى تعيين من يمكنه تنفيذ هذه الإجراءات.
# 4: إستراتيجية بيانات التعريف الشاملة تستبدل بنية المجلد
أخيرًا وليس آخرًا ، هناك قلق من دور البيانات الوصفية في نظام إدارة الوثائق. مع المجلدات ، عليك أن تتذكر أين وضعت مستنداتك. البيانات الوصفية ، التي تسهل العثور على المستندات لأنهم يخزنون البيانات بناءً على ما هو عليه (وليس أين) ، تحل محل طريقة تنظيم المدرسة القديمة.
تتطلب المجلدات أيضًا تخزين المستندات في مواقع متعددة. على سبيل المثال ، قد يلزم إبرام اتفاقية شراء في "مجلد العميل" للمحاسبة وأيضًا في "مجلد المشروع". ماذا يحدث عندما تتغير اتفاقية الشراء؟ تحتاج إلى تحديث المستند في مكانين. في حالة فقدان أحدهما ، سيكون لديك وثيقتان بهما معلومات متضاربة. لن يكون لديك نقطة واحدة محددة من الحقيقة.
باستخدام بيانات التعريف ، يمكنك تمييز المستند باسم العميل ورقم المشروع. عند الوصول إلى البيانات من منظور العميل ، فسوف يعرض اتفاقية الشراء. عند الوصول إلى البيانات من منظور المشروع ، ستُظهر اتفاقية الشراء نفسها. فقط في وجهة نظر مختلفة. المفتاح هنا هو تخزين المستند مرة واحدة فقط في النظام. هذا يقلل من مقدار التخزين المطلوب ، ويوفر نقطة واحدة من الحقيقة ويسمح لك بالتحكم في دورة حياة المستند.
باختصار ، للبيانات الوصفية ثلاثة أدوار محتملة في إدارة المستندات: البحث والعرض والتنظيم. تساعد البيانات الوصفية الشركات بالطرق الموضحة أعلاه ، لكنها لن تحقق أي فائدة إذا لم تتم إدارة نظام العلامات الخاص بك وإذا لم يتم تمييز البيانات بشكل صحيح. إن اتباع أفضل البيانات الوصفية سيتيح لشركتك البحث في الوثائق بشكل أسرع وتنظيم عرض الوثائق بناءً على هذه البيانات الوصفية.
النظام الصحيح هو النظام الذي يناسب أعمالك
أنظمة إدارة الوثائق قابلة للتخصيص بدرجة عالية. في نهاية اليوم ، سيكون أفضل ما يناسب شركتك هو الذي يلبي احتياجاتك بشكل أفضل. باتباع هذه أفضل الممارسات ، يمكن أن يجني عملك فوائد برنامج إدارة المستندات في أي وقت من الأوقات. طلب استشارة مجانية للبدء في تحديد احتياجاتك مع أخصائي إدارة المستندات.

احسنت

تسلم الله يباركلك
بالتوفيق